¿Qué es un sistema de gestión documental?

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Los sistemas que se encargan de la gestión de documentos han pasado a ser de las piezas de mayor importancia para las empresas. Existe mucha información que generan ahora las empresas y los sistemas de almacenamiento de toda la vida tienen multitud de carencias.

Como nos comentan los responsables de programesdegestio.cat, estos sistemas de gestión de documentos son eficaces a la hora de organizar los documentos y de cara a que aumente la eficiencia, además de un claro favorecimiento a la eficiencia.

La definición

Este sistema de gestión de documentos se ha diseñado para el almacenamiento, administración y control del flujo de documentos en la organización, todo ello para que los empleados accedan de manera fácil y asequible.

¿Qué ventajas tienen estos sistemas?

Vamos con ellas:

Digitalizar documentos

Empezar a trabajar con un sistema de gestión de este tipo ayuda a que se digitalicen los documentos en papel. Estos documentos pasan a ser versiones digitales que se van a poder almacenar en una localización central.

Localización central

Al existir muchos canales, los muchos volúmenes de información se desestructuran y reparten entre los variados sistemas que tiene una compañía. Estos sistemas almacenan y organización la información que proviene del trabajo diario que tiene la compañía.

Al final es la empresa la que debe decidir los empleados que pueden llegar a tener acceso a los documentos que se alojen en la mencionada localización gracias a los permisos que se conceden. Una forma que termina por agilizar y mucho el trabajo.

Gran mejora en el flujo de trabajo

Es un sistema que ayuda a que los procesos pasen a ser de mayor eficiencia y productividad. Con la automatización de las funciones, este sistema da una buen a imagen global y aumenta el control sobre las mismas.

Seguridad de la información

Multitud de empresas todavía cuentan con sus documentos almacenados en ficheros físicos, de tal forma que existe la posibilidad de que el archivo pueda acabar perdido o con un serio deterioro.

Este sistema ubica la información en el mismo sistema, el cual podrá incluir entre otro tipo de características, la recuperación de los datos en caso de que se produzca un desastre.

Compartir documentos

Existen muchos documentos que se crean para poder compartirse, estos sistemas de gestión documental ayudan a que sea más fácil la tarea.

Colaboración documental

Existen sistemas donde muchas personas llegan a trabajar en un documento a la vez, mientras el mismo se encuentre en una localización central, algo que permite que los trabajadores puedan tener acceso a la visión general del documento e incluso poder modificarlo en caso de que se desee.

Así también se pueden llegar a ir compartiendo ideas y la mayor información entre los empleados de una empresa de manera sencilla. El caso es que cuando el sistema de gestión de documento no se llega a asentar por completo, en la organización los problemas pueden continuar.

Control de versiones

Existen útiles estudios y encuentras, que como la realizada en su día por Perforce, dice que el 81% de los trabajadores de las oficinas trabajan en algún momento en las versiones incorrectas de los documentos. Si pensamos que un documento que haga un grupo de trabajo puede ser cambiado muchas veces, el control de las distintas versiones puede ser complejo.

Los gestores de documentos lo que tratan es de ir controlando este tipo de inconvenientes. Cuando se tiene un historial de versiones, los sistemas de gestión de los documentos ayudan a tener acceso a cualquier otra versión del texto de cara a la recuperación de la información, su eliminación o para añadirla.

Una oferta de lo más amplia

Existe una oferta cada vez más grande en cuanto a los sistemas de gestión de documentos. Como hay muchos precios, fabricantes, modelos y características, el optar por uno u otro sistema no es algo sencillo.

Siempre hay que poner por encima de todo la importancia de que el sistema que se elija deberá tener buenas opiniones y ser desarrollado por una empresa realmente seria que haga bien su trabajo.

Las ventajas de Internet que merece la pena aprovechar es la posibilidad de obtener información de muchas personas sobre todo, incluido los servicios de gestión y esto ayuda a que pueda el usuario hacerse una idea más acertada de lo que debe esperar.

Deseamos que todo ello haya sido de utilidad, tanto si estás pensando en adquirir un sistema como si es mera curiosidad por este tipo de tecnología que tanto ayuda en el día a día a las empresas en la actualidad.